Компенсация транспортных расходов в командировке

24 ноября 2022 года. Москва. Вести Туризм.

Эксперты сервиса путешествий Туту подготовили советы, как компенсировать расходы в дороге и отчитаться по приезде. Работодатель должен оплатить не только проезд к месту командировки, но другие расходы в дороге — при условии, что они согласованы. Собрали список транспортных расходов, компенсация которых вызывает вопросы и у командированных, и у некоторых бухгалтеров, и рассказываем о том, как вернуть деньги за каршеринг, бензин, допуслуги авиакомпаний и даже постельное бельё.

Дорога к аэропорту или железнодорожному вокзалу

Оплата дороги до места командировки — забота компании. Речь не только о билете на самолёт, поезд или автобус из одного города в другой. В расходы на проезд к месту командировки входит дорога к аэропорту, станции или пристани, при условии, что они находятся за пределами населённого пункта.  Поездка на внутригородском транспорте компенсируется, если это предусмотрено коллективным договором или внутренним положением о командировках. В остальных случаях, сотрудник на проезд по городу тратит суточные.  Добираться можно на автобусе, маршрутке, поезде или судне. А технически подходит и метро с аэроэкспрессом.

Многие предпочитают ехать в аэропорт на такси или арендованном авто — каршеринге. Организация может компенсировать сотруднику стоимость поездки при условии, что эти траты экономически обоснованы и имеют документальное подтверждение. 

Добираться на автобусе обычно доступнее, чем на такси, самолете или поезде. А в некоторых направлениях - это единственный вид транспорта. Подтвердить такую поездку можно двумя способами: билетом и кассовым чеком. Если командированный их потерял, то есть возможность квитанции восстановить. Подробнее об этом мы уже рассказывали в статье Туту. 

Проезд по городу во время командировки

Трудовой кодекс или Положение о служебных командировках напрямую не обязывают компанию оплачивать сотруднику поездки на городском транспорте во время командировки. Однако организация вправе прописать соответствующий пункт во внутреннем документе — регламенте о командировках или коллективном договоре. 

Каршеринг в командировке

Каршеринг можно использовать в командировке и получить за него компенсацию, главное — подтвердить издержки документами. Согласно письму московских налоговиков, траты на аренду автомобиля стоит указывать в командировочных расходах. А подтвердить их можно квитанциями. Это: договор аренды автомобиля, чек об оплате аренды, скриншот с маршрутом поездки, служебная записка — с указанием стоимости, цели и маршрута поездки, авансовый отчет.

Получить компенсацию за каршеринг можно до командировки: организация перечисляет деньги за услуги, а по приезде сотрудник отчитывается о расходах. Либо работник платит за каршеринг сам и получает возмещение после сдачи авансового отчета.

Бензин и платная парковка для автомобиля

Законодательство не ограничивает напрямую компании в выборе транспорта для проезда к месту командировки. Работник может отправиться в командировку на служебном или личном автомобиле.

Вместо оплаты проезда сотруднику компенсируют стоимость бензина и технического обслуживания автомобиля во время поездки. Для отчёта о расходах командированному необходимо сохранять чеки на топливо с автозаправок, а также чеки на обслуживание в автосервисах.

Стоимость платной парковки можно учесть, как расходы на содержание служебного транспорта. Если использовался личный автомобиль командированного, чтобы избежать споров с налоговиками, считать траты на стоянку лучше по нормам, указанным в Постановлении №92 от 08.02.2002 года.

Постельное бельё и питание в поезде

Постельные принадлежности включены в список возмещаемых расходов по командировке. А вот дополнительное питание в поезде, которое не входит в стоимость билета, — нет. На еду в командировке предусмотрены суточные. А значит, чек на обед в вагоне-ресторане прикладывать к авансовому отчёту смысла нет.

Платный выбор места в салоне самолёта

В расходы на командировку включаются стоимость дороги в обе стороны, аэродромные сборы и подобные платежи, включая плату за смену места в самолете. Выбрать и оплатить конкретное сиденье в салоне можно на сайте авиакомпании. Распечатку электронного чека необходимо сдать вместе с авансовым отчётом.

Как удобно отчитаться за сами билеты

Для отчета в бухгалтерии понадобятся: маршрутная квитанция, документ, подтверждающий оплату сервисного сбора (если он есть), а в случае оплаты банковской картой – электронный чек и посадочный талон, если летите самолетом.

Если воспользоваться сервисом командировок от Туту, то все документы об оплате, именно в том виде, в котором они нужны бухгалтерии, придут к вам на почту сразу после покупки билетов или бронирования отелей. Кроме того, отчетные документы в любое время доступны в личном кабинете. А если возникнут какие-то сложности, то контакт-центр Туту всегда придёт на помощь и поможет разобраться с отчетностью. 

-0-

КИ